Rachel Sprung ci da degli ottimi consigli per quando dovremmo occuparci dei nostri eventi.
Sono dettagli che spesso rischiano di essere trascurati che possono rendere grandioso un vostro evento.
Oppure da dimentica, a seconda di come verranno gestiti :-)

Organizzare un evento di marketing di successo richiede una pianificazione certosina e ottime risorse; dovete preoccuparvi di attrarre una copertura di PR, di  trasformare le conversazioni in vendite e persino pensare a come integrare il marketing in entrata nel corso dell'evento. Ma voi siete professionisti- e non vi dimenticherete certo di queste fondamentali componenti quando pianificherete il vostro evento.

Però potrebbero sfuggirvi i dettagli.
Il fatto è che sono proprio i piccoli dettagli che faranno dire ai vostri partecipanti "Cavolo, è stato un evento fantastico!" quando se ne andranno.
E voi volete che lo dicano vero?
Ecco allora 25 consigli per far restare tutti a bocca aperta al vostro prossimo evento.
E se prevedete di partecipare a un qualunque evento di marketing nel 2012, tenete gli occhi aperti su dettagli come questi!

1) Create una mappa della sede del vostro evento che identifichi tutti le prese di corrente e i punti per ricaricare i dispositivi elettronici. I partecipanti avranno bisogno di caricare i loro portatili e dispositivi mobile periodicamente, quindi se il luogo dove si svolgerà l'evento non ha abbastanza prese di corrente create delle aree dedicate per questo scopo. Se siete sponsor, questo è un ottimo punto dove piazzarvi!

2) Assumete i vostri dipendenti più gentili ed esperti affinché rimangano sparsi in maniera omogenea in tutte le aree dell'evento per avere  sempre qualcuno pronto a rispondere alle domande dei partecipanti -e assicuratevi che siano ben riconoscibili! Su Hubspot events per esempio, i nostri dipendenti possono essere facilmente identificati perché indossano delle tute arancione chiaro. Credetemi, le persone faranno un sacco di domande. Identificare facilmente chi sono gli assistenti congressuali renderà felici i partecipanti e stroncherà sul nascere qualunque frustrazione.

3) Create un pacchetto di benvenuto che includa una mappa, punti di ristoro nei paraggi, attività locali, informazioni su servizio taxi o noleggio auto, e numeri di emergenza.
Molti partecipanti potrebbero venire da fuori e saranno ben felici di ricevere un aiuto per girare la nuova città.

4) In alternativa, chiedete ai vostri hotel di dare ai partecipanti il pacchetto di benvenuto che avete creato su check in.
Potete spesso negoziare questi servizi aggiuntivi prima di firmare il vostro contratto. I partecipanti percepiranno davvero un trattamento a 5 stelle con un gesto di benvenuto come questo!.

5) Assicuratevi che il luogo dell'evento abbia una reception telefonica. Sembra ovvio, non è vero? Sfortunatamente ho partecipato a più di un evento quest'anno dove non ero rintracciabile a causa di una cattiva gestione della reception telefonica. I vostri partecipanti scriveranno tweet, controlleranno le e-mail e scriveranno sms durante l'evento: una reception telefonica che non funziona bene potrebbe andare a discapito di un'esperienza positiva.

6) Avete presente quelle borse che vi danno a tutte le conferenze a cui partecipate? Generalmente hanno una serie di fogli e brochure che poi gettate, una penna con il brand, e magari una tazza. Cercate di includere qualcosa che sia davvero utile per i partecipanti! Pensate per esempio a caricatori per cellulare, blocchetti per appunti con cui accompagnare quelle penne, o qualcos'altro che possa essere usato sul posto durante l'evento.

7) Scegliete un'area dove le persone si possano rilassare, controllare le email e chiamare al telefono. Togliete 
qualunque sponsor da quest'aerea. Dovrebbe essere uno spazio sicuro dove le persone possano allontanarsi momentaneamente dalla conferenza. Cosi facendo eviterete che i partecipanti alla vostra conferenza se ne vadano...senza tornare più!

8) Dovete disporre di una connessione wireless solida e dovete sapere esattamente chi contattare se eventualmente  smettesse di funzionare. Dovrebbe essere gratuita, di facile accesso, e ogni partecipante alla conferenza dovrebbe essere in grado di trovare lo username e password. E se uno dei partecipanti chiedesse username e password, tutte le persone in tuta arancione (o in qualsiasi modo le vogliate segnalare) dovrebbero conoscere la risposta come conoscono il proprio indirizzo di casa.

9) A questo proposito, fate un briefing con tutte le persone della vostra azienda che parteciperanno all'evento per spiegarne per bene tutti i dettagli. Quando verrà posta loro una domanda dovrebbero dare una risposta rapida invece di dover girare a vuoto alla ricerca del coordinatore della conferenza. Le risposte più importanti da memorizzare sono le location delle stanze, quale sessione si sta svolgendo e quando, chi sta parlando, dove si trovano i bagni e quali siano le informazioni  per l'accesso wireless. È anche utile avere un riassunto della scaletta sottomano e le mappe della location in caso qualcuno avesse perso una copia.

10) Avere indicazioni scritte per l'area ristorazione, i bagni, le sale per i break, le sale dedicate alle sessioni di lavoro, e l'area sponsor.
Assicuratevi che questi segnali siano posizionati in un'area visibile e siano facilmente
leggibili anche da distante.

11) Se state organizzando un evento annuale, siate pronti a dire alle persone le data del prossimo evento. 
Inoltre, create un'area dedicata dove i partecipanti possano iscriversi alla prossima conferenza annuale ad un prezzo scontato.

12) Date name tag differenti alle persone: dovreste differenziare fra partners, sponsor, VIP, e clienti. I partecipanti si sentiranno speciali  se saranno parte integrante di un gruppo, se saranno  riconosciuti per i loro rapporti con la vostra azienda e se creeranno una rete con altri che fanno parte del gruppo (o meglio ancora, di un altro gruppo!).

13) Date ai vostri ospiti la possibilità di divertirsi un po' e portarsi a casa dei momenti indimenticabili. In uno dei vostri incontri serali, per esempio, potreste allestire una cabina fotografica dove le persone possono fare foto per ricordarsi di quanto si sono divertite.

14) La scelta delle luci ha un enorme impatto su quello che il vostro pubblico percepisce. Dovrebbe variare da sessione a sessione per riuscire a modificare l'umore della sala. Durate la sessione di break, per esempio, vi servirà una luca normale per non far distrarre le persone e per far si che prendano appunti comodamente. Per i party, avrete bisogno di una luce soffusa (avete capito ,no, serve un po' di atmosfera). E nelle sessioni generali, dovete darci dentro- usate luci strobo all'inizio per far venire voglia alle persone che inizi la conferenza!

15) Gli esperti adorano il feedback! Chiedete agli ospiti cosa vogliono vedere al prossimo evento, soprattutto a quelli che si stanno già iscrivendo per partecipare a quello del prossimo anno. è importante che notino che le loro proposte degli anni precedenti sono state prese in considerazione.

16) Quando raccogliete il feedback sugli oratori/sulla sessione, fatelo sempre DOPO la sessione. Se lo fate alla fine della giornata o alla fine dell'evento, tutti i dettagli più specifici saranno già stati dimenticati dai partecipanti, quindi il feedback sarà di gran lunga meno utile. Ma subito dopo la fine di una sessione, le menti delle persone sono più fresche!

17) Assicuratevi che l'evento fluisca. Si, "fluisca" è un altro termine di marketing inconsistente, un po' come "coinvolgimento" lo è per il social media marketing. Ciò significa  che non dovete organizzare sessioni appiccicate che si svolgono da una parte all'altra del luogo dove si svolge l'evento. E non dovreste avere per esempio neanche un buffet con una sola fila e una sola uscita. Mantenete uno spazio condensato affinchè i partecipanti non debbano correre da una parte all'altra, e considerate come quale sarà il traffico di persone che si muoveranno naturalmente da sessione a sessione durante l'evento.

18) Sfruttate il mobile. Potreste creare un'app da scaricare che include la scaletta dell'evento , un ordine del giorno personale e individuale, una sezione note etc. Oppure potreste semplicemente assicurarvi che il sito sia ottimizzato per il mobile, affinché i partecipanti abbiano accesso a  tutto quello di cui hanno bisogno tramite smartphone.

19) Fornite aggiornamenti in tempo reale sui cambiamenti di sessione e di scaletta.
Permettete alle persone di iscriversi a liste di attesa per sessioni alle quali non possono partecipare, e se le persone si cancellano, avvisatele dell'apertura delle sessioni. Potete usare anche delle email per questo scopo, o permettere ai partecipanti di scegliere un servizio di avviso via SMS.

20) La registrazione è una spina nel fianco per tutti. sia i partecipanti. sia gli organizzatori. Deve essere semplice e rapida,  sfruttate l'aiuto di un po' di persone dello staff per velocizzare il processo, perché forniscano tutto il materiale già predisposto affinché le persone non stiano troppo a lungo in coda per registrarsi. Per un tocco speciale extra, includete un codice QR nella vostra email di avvenuta registrazione. è elettronico, veloce e vi va sembrare decisamente molto futuristici.

21) Assicuratevi che tutti vedano perfettamente l'oratore Ciò potrebbe richiedere il posizionamento di  schermi giganti nell'area dei posti a sedere (che potrebbe però far lievitare il budget) ma è necessario per mantenere alto il livello di coinvolgimento dei partecipanti alla sessione -Il fatto di essere in grado di sentire e vedere un oratore rende una presentazione molto migliore.

22) Non create lunghe file di sedie quando allestite la sala. Piuttosto, optate per linee rotonde o più corte che permettono alle persone di sedersi più agevolmente ed eventualmente  uscire senza dare fastidio nè all'oratore nè agli altri partecipanti.

23) Sorprendete i partecipanti con qualcosa di speciale! Se il vostro evento si sta svolgendo in estate, portate  un gelato o un sorbetto per farli felici. Se è inverno, sorprendete tutti con della cioccolata calda e dei biscottini.

24) Se alcuni dei vostri speaker sono scrittori, offritevi di organizzare una sessione per la firma di copie. Non soltanto i partecipanti potranno andarsene con un libro autografato, ma potranno incontrare l'autore in persona per fare domande sul contenuto delle presentazioni.

25) Non usate semplicemente i social media, ma integrateli completamente nell'evento. Creare un hashtag dell'evento e ricordatelo spesso ai partecipanti per stimolare delle conversazioni su Twitter. Poi fate riferimento a queste conversazioni durante l'evento per coinvolgere le persone in modo divertente- potreste persino creare un concorso basato sull'interazione sui social media. Infine, assicuratevi di posizionare degli schermi in tutto lo spazio dell'evento che mostrino in tempo reale gli aggiornamenti social media sull'evento.