Quando una piccola attività sta per compiere il "grande passo" è necessario trovare casse di risonanza sempre maggiori e nuovi canali per amplificare l'immagine e la percezione del proprio brand. Le fiere possono rappresentare quella opportunità in più da sfruttare.

Molto spesso avere l'occasione di stringere mani quanto piuttosto farsi vedere agli eventi è un modo per far associare il proprio volto e quello dei propri collaboratori ad un marchio. Tutte queste iniziative, se pianificate nel migliore dei modi possono aprire a nuove opportunità per il proprio business e soprattutto possono avere la funzione di umanizzare, far conoscere un brand e rassicurare i potenziali clienti e partner: oramai gran parte delle trattive si svolgono sul web o via telefono e, sopratutto quando si parla di affari, avere un riscontro vis-a-vis con la persona a cui si affiderà un progetto o si dovrà condividere una partnership può essere una ulteriore leva psicologica per migliorare un rapporto di fiducia.

In questa post vogliamo soffermarci sulle fiere, dal momento che meglio incarnano l'occasione in cui formalità e informalità si mescolano e si possono creare i presupposti per scambiare chiacchiere a quattr'occhi che possono essere l'inizio di una nuova opportunità di business. Quando una piccola impresa decide di investirci per la prima volta deve trovare il modo di far fruttare al meglio la riuscita dell'evento: una fiera infatti rappresenta una vetrina ed un boost alla comunciazione complessiva di un'azienda.

Prima di tutto una importante premessa: c'è molta differenza tra presenziare ad una fiera come espositore e come visitatore. Infatti visitare una fiera non implica particolari vincoli o obblighi, se non quello di lasciare i propri contatti ed eventualmente stampare un badge,

Per quel che riguarda  invece il lato espositore ci sono tanti aspetti da non sottovalutare e su cui vale la pena soffermarsi per capire quali sono gli step importanti quando si decide di partecipare a fiere di settore.

Stilare un Calendario delle Fiere

La parola d'ordine è programmazione: occorre infatti un calendario per programmare tutte le attività collaterali e per gestire le trasferte fieristiche. Nel decidere se partecipare o meno ad un evento influiscono diversi fattori, dal budget stanziato all'importanza strategica che può avere una fiera per il nostro business. Ovviamente è impossibile partecipare a tutti gli eventi, considerando che alcuni si tengono nelle stesse date, oltre al fatto che sarà necessario fare un filtro per capire quali possono essere quelli più attinenti al nostro settore.

Informarsi sulle Tempistiche

Come potete aver intuito il tempo è una variabile molto importante nel programmare un evento. Organizzare una fiera non si limita all'allestimento del solo stand, che anzi è la punta dell'iceberg di un lavoro che coinvolge più variabili. Innanzitutto bisognerà prendere contatto con gli organizzatori, capire qual'è la quota per la partecipazione e l'affitto di uno stand, valutare l'eventuale affiliazione e sponsorizzazione oltre alla dotazione tecnica. Mettiamo ad esempio, di essere un dipendente di un'agenzia di comunicazione: se abbiamo una presentazione filmata avremo bisogno di uno schermo per renderla visibile. E allo stesso tempo, se lavorassimo in team con uno sviluppatore e volessimo presentare un nuovo tool per il web-marketing, dovremo organizzarci per allestire uno stand che abbia le prese di corrente, le scrivanie e tutto il necessario per poter mostrarlo ai visitatori dello stand nelle migliori condizioni possibili.

Stampare il Materiale

Non possiamo presentarci ad una fiera senza alcun tipo di materiale che richiami il nostro brand: tutto deve essere stampato e pronto per i giorni dell'evento. Quindi prima di ogni fiera occorre fare il contro dei biglietti da visita di ognuno dei nostri collaboratori, delle nostre brochure, dei roll up, adesivi e tutto ciò che ci serve. Abbiamo nuove grafiche da produrre? Allora sarà necessario creare gli esecutivi e mandarli per tempo in stampa nei formati rischiesti. E non dobbiamo dimenticarci soprattutto di due fattori: prima di tutto che da una fiera all'altra avanzerà del materiale, per cui è buona norma contarlo, anche in maniera grossolana, per avere un'idea di quanto dovremo nuovamente stamparne; e, in caso di cambiamenti interni, di indirizzi, numeri di telefono, promozioni, sarà necessario correggere i testi per evitare di presentarsi con del materiale cartaceo che contiene errori o dover perdere tempo a spiegare a voce ad ogni visitatore che l'informazione che leggono non è quella giusta.

Pensare a uno o più Gadget

Questo è uno dei momenti più creativi quando si tratta di organizzare una fiera: pensare a dei Gadget Personalizzati da proporre ai visitatori per lasciare un ricordo simpatico e "che lasci il segno" del nostro brand. Di solito i visitatori tornano a casa con le sporte piene di gadget: da Penne Usb a Borse di Tela, Magliette, Braccialetti, Power Bank, Caricabatteria… insomma basta avere molta immaginazione e pensare a qualcosa che incarni il nostro brand ed il messaggio che vogliamo trasmettere. Una volta trovarti i Gadget giusti, dovremo prendere contatto con i fornitori e aspettare che arrivino a destinazione; il tempo, come al solito è la variabile da tenere d'occhio per far sì di non far rimanere a mani vuote i visitatori del nostro stand!

Contattare i Collaboratori Esterni

Quando si va ad una fiera può capitare di avere la necessità di chiamare un collaboratore esterno: dalla hostess di bella presenza al consulente tecnico o al testimonial, conviene sempre muoversi per tempo. A seconda delle figure di cui avremo bisogno, se non abbiamo già delle conoscenze o dei contatti utili, dovremo metterci a cercare autonomamente i collaboratori, scegliendo quelli che riterremo più idonei e chiedendo loro la disponibilità per i giorni della fiera.

Alloggi e Spostamenti

Quando tutto sarà pronto e avremo cognizione dell'organico di persone e di materiale che saranno necessari per il nostro stand, dovremo organizzare anche tutta la parte logistica. Se ad esempio la fiera durerà più giorni, dovremo cercare un alloggio, possibilmente in prossimità della fiera, in modo da avere una sistemazione comoda e arrivare senza patemi all'evento tutte le mattine. Inoltre bisogna pensare a treni, taxi e al modo di far arrivare sia il nostro staff che il materiale ed i gadget. Stand complessi, ad esempio, possono necessitare l'affitto di piccoli furgoni e in questo caso bisognerà segnalare la presenza dell'automezzo che effettuerà il carico e scarico richiedendo eventuali permessi per far enrare il veicolo in zona fieristica.

Questi sono solo alcuni degli aspetti che riguardano le fiere: ovviamente tutto può cambiare, dipende da quanto si sceglie di fare le cose in grande e quanto spazio si lascia alla creatività. Per quel che riguarda il mondo del marketing segnaliamo lo IAB Forum, evento legato alla comunicazione digitale e l' SMX che invece strizza l'occhio più a chi si occupa di Web Marketing e SEO. Inoltre consigliamo di non perdere mai di vista ciò che accade sul proprio territorio: eventi provinciali o regionali possono essere una ottima occasione se si vuole consolidare la presenza e immagine nella nostra zona di riferimento.